Bu amaçla OCCONS, Kalite Güvence Sistemi uygulayan firmaların dokümantasyon alt yapısını, bilgi işlem ortamına entegre bir sisteme dönüştürerek, firmanın Kalite Yönetimi ve doküman yönetimi ihtiyaçlarını çözen ISO-CC Doküman Yönetim Sistemi (DYS)'ni geliştirdi...

KOBİ'lere kurulan Kalite Sistemlerinin çalışmamasındaki birinci etken;  kullanılan form-tabanlı sistemlerin kalite kontrol ekibine ve ilgililere getirdiği aşırı yük sebebiyle pratiklik kazanamaması; yönetimin ihtiyaç duyduğu kritik verimlilik analizlerinin ve durum incelemelerinin yapılamamasıdır.

İkinci bir etken ise KOBİ'lerin genellikle bilgi işlem alt yapılarının kullanılan muhasebe sistemlerinden ve/veya CAD/CAM gibi özel üretim yazılımlarından ibaret olmaları; genelin henüz entegre bir operasyon sistemi kuracak seviyede olmamasıdır.  Bu noktada özellıkle küçük ve orta olçekli işletmelerin karşılaştığı en önemli sorun farklı alanlarda ihtiyaç duyulan tecrübe ve bilgileri tek bir sistem haline getirmek için gereken tecrübeye sahip olamamalarıdır.

Firmanızın operasyonel yönetim seviyesine göre üç farklı versiyondan seçebileceğiniz ISO-CC DYS,  firma ağı üzerinde  çalışan kalite tabanlı işletme sistemi olarak, geleneksel kalite yönetim sistemlerinde veya ISO çalışmalarında kullanılan matbu form tabanlı sistemlerin yerine "KAĞITSIZ OFİS YÖNETİMİ"ni sağlayan ve "canlı veri" tutan , işletme için temel bilgi işlem altyapısını oluşturmaktadır.

OCCONS'un diğer yönetim sistemleri olan ISO-CC TKYS ve ISO-CC EFS ile benzersiz entegrasyon sayesinde DYS; yönetime ve ilgili birimlere, iş akışlarını düzenlemede  kalite kontrolü performans artışı sağlamakta; firmanın daha az zamanda daha fazla bilgi derlemesine imkan vererek ISO normlarına uygun daha etkin bir " yönetim"  uygulamasına imkan tanımaktadır.

ISO-CC DYS aşağıdaki ISO standartları ile birebir uyumlu olup firmaya entegrasyonu kolaydır.

"KAĞITSIZ OFİS YÖNETİMİ" ile Kalite Sisteminizi Daha Kolay İşletin…

KAĞITSIZ OFİS YÖNETİMİ sağlayan ISO-CC DYS işletmenizde 'kendi dokümanlarınızı' ve 'kalite sistemi' olarak çalışmakta olan iki ayrı bilgi kaynağını ,

tek bir bilgi havuzunda derlemekte ve kullanıma sunmaktadır.

ISO-CC DYS'NİN İŞLETMENİZE SAĞLAYACAĞI FAYDALAR NELERDİR?

• 'Kağıtsız Ofis Yönetimi' özelliği ile kağıt, fotokopi ve sarf malzeme giderlerinde büyük oranda tasarruf
• 'İş Akış Yönetimi'  özelliği ile ' iş Emri, talimat, mevzuat, analiz...gibi' doküman dağıtım, toplama, imha ve dosyalama iş yükü ortadan kalkarak, yetkili ve kullanıcı ayrımına göre tüm işlemleri bilgi işlem ortamında gerçekleştirme 
• Anında dağıtım ve toplama
• Otomatik online revizyon takip (Talimatlar, Mevzuat, El Kitabı.....)
• Kontrol ve onay sürecinin hızlanması
• Arıza, yedekleme ve kişiye bağımlılık gibi problemlerin ortadan kalkması
• Bilgi gizliliği ve güvenliği
• Anlık Durum Raporları
• Arama motoru desteği ile istenilen dokümanlara hızlı erişim 
• İş akışlarında ve birimlerde verimlilik, etkinlik

• İşletmenizde Toplam Kalite Yönetimi uygulamanız için kapsamlı doküman veritabanı...
• Kendi ISO formlarınızı veya OCCONS Entegre Formlarını kullanabilme tercihi
• Sınırsız Katalog ve Doküman Tanımı
• Kolay listeleme 
• Hazır şablon (form) kullanarak dokuman oluşturma 
• Kolay kullanılan kılavuz ve menü sistemi
• Şifre ve Yetki yönetimi sistemi
• İş Emirleri
• Hatırlatmalar
• Otomatik Doküman Derleme
• Katalog Doküman Senkronizasyonu
• Güvenlik Sistemi, kullanıcıların giriş ve yetki kontrolleri
• Özel Kalite Denetim Destek Sistemi
• Serbest Gruplama özelliği
• Analiz Raporları
• Yönetim Raporları
• Çok Kullanıcılı Ortam
• WEB entegrasyonu

Ayrıca DYS içindeki entegrasyon, kritik raporlama/listeleme fonksiyonlarını ve veri analizini büyük ölçüde otomatikleştirerek kalite sorumlusunun ve yönetiminin,  kalite sisteminden  anlık durum özetleri almalarına imkan sağlamaktadır.

Kalite dokümanı, form ve tanımlarının, en geniş anlamdaki iş süreci çevriminde bulunan; hazırlama, görüş alma, onaylama, yürürlüğe sokma, dağıtım, revizyon ve iptal adımlarını bilgisayar ortamında gerçekleştirir. Kalite sistemi kurulurken hazırlanan formların bastırılmasına gerek kalmaz. Ancak kullanıcı formu bastırmak ve manuel doldurmak istiyorsa,  kullanıcılar yazılım içindeki ONLİNE FORM BANKASINI kullanarak formlara erişebilir ve onları kullanabilir.

Kullanıcılar çeşitli gerekçeler ile revize edilmesini düşündükleri form ve dokümanlar için revizyon isteği girebilirler. Bu form ya da dokümandaki revize isteği revizyona yetkili  kullanıcılar tarafından yerine getirilir. Dokümanların baskıları, kurumun isteğine göre açılıp kapatılabilen kullanıcıların kontrolsüz baskı almasını önleyen kullanıcı güvenliği mekanizması ile sağlanır.  ISO-CC DYS kullanarak yürürlükteki dokümanlar raporu, görevlerin yerine getirilme oranları raporu vb. birçok rapor alabilirsiniz.

KAYITLARIN SAKLANMASI / ARŞİV YÖNETİMİ

Bilgi alışverişinin hızlandırılabilmesi, belgelerin zamana uygun olarak kağıtsız ve elekronik ortamda işlenmesi ile mümkündür. İşletme içinde hergün ve işletmenin çeşitli yerlerinde bir çok dokümana gereksinim duyuluyor. Bu dokümanlara hızlı ve kolay erişim, günlük işlerin kolaylaşmasını ve gerekli olan verimi sağlar. Bu yüzden sadece büyük şirketler değil, küçük ve orta ölçekli şirketlerde artarak, güçlü ve kontrol edilebilir, elektronik doküman yönetim sistemlerine yöneliyorlar.

ISO-CC DYS  ile bilgilerin organize bir şekilde depolanması sayesinde zaman ve maliyetlerden tasarruf ve gerekli bilgiye çabuk ulaşabilme avantajı sunulmaktadır. Bilgiye çabuk ulaştırma  "Arşiv yöneticisi"nin görevidir. Arşiv yöneticisine arama kriterleri girildiğinde, girilen kriter ile ilgili  bulduklarını listeler. Dokümanlara istediğiniz zamanda ve yerde ulaşmanızı sağlar .

İhtiyaç ve kullanıcının yetkisi halinde ISO-CC DYS , tanımlanmış formlardan istenen iş emirlerinin üretilmesine izin verir ve ilgili kullanıcıların takibi için saklar. Dinamik olarak tanımlanan iş akışı sayesinde kullanıcı gereken takibi yapabilir.

ISO-CC DYS  ile bilgilerin organize bir şekilde depolanması sayesinde zaman ve maliyetlerden tasarruf ve gerekli bilgiye çabuk ulaşabilme avantajı sunulmaktadır. Bilgiye çabuk ulaştırma  "Arşiv yöneticisi"nin görevidir. Arşiv yöneticisine arama kriterleri girildiğinde, girilen kriter ile ilgili  bulduklarını listeler. Dokümanlara istediğiniz zamanda ve yerde ulaşmanızı sağlar .

ISO-CC DYS KAPSAMI

ISO -CC DYS Sisteminin kapsamını  genişletebileceğiniz EFS formları ve alt yapısı ile işlemenizde aşağıdaki alanlardaki/departmanlardaki çalışmaların dokümanlarını elektronik ortamda oluşturabilir ve iş emirlerini takip edebilirsiniz.

• DOKÜMAN  YÖNETİMİ
• KAYITLARIN SAKLANMASI / ARŞİV YÖNETİMİ
• İŞ AKIŞ YÖNETİMİ
• İŞ EMİRLERİ
• BAKIM DESTEK
• BAYİLER
• BİLGİ İŞLEM
• DENETLEME
• FİNANS
• HİZMET
• İDARİ İŞLER
• İŞ GELİŞTİRME
• KALİTE KONTROL
• MÜŞTERİLER
• PAZARLAMA
• PERSONEL
• PROJELER
• PROJE YÖNETİMİ
• SATINALMA
• SATIŞ
• STOK
• TEDARİKÇİLER
• TESTLER
• TEST TANIMLARI
• ÜRÜNLER
• ÜRETİM
• ÜRÜN TANIMLARI

ISO-CC nin esnek yapısı sayesinde Kalite Güvence Sistemi kapsamındaki formları kullanarak yada daha etkin bir entegrasyon için OCCONS ISO-CC EFS  formlarının gücünden faydalanabilirsiniz.

ISO-CC DYSye ayrcaı ekleyebileceğiniz EFS formları Entegrasyonu ve bilgi güvenliğinin en üst düzeyde olduğu bir Kalite Güvence Sistemi ortamı sunmaktadır.