Değişim hiç durmuyor... Teknolojik ve iş ortamındaki süreç değişimlerde özellikle yöneticilere destek veren kişilerin bilgi becerileriden değişimleri gerektiriyor
1890’larda stenograflar…
1920’lerde savaş nedeni ile shorthand typist rolünün ön plana geçişi…
1950’lerde sekreterlik eğitimi kolejlerinin kuruluşu…
1960’larda kadın hareketleri…
1980’lerde teknolojik gelişme sonucu wordprocessing programları, yöneticilerin kendi
yazılarını kendilerinin yazması…
1990’larda sekreterliğim, yönetici asistanlığı pozisyonu ile yer değiştirmesi…
2000’lerde yönetici asistanının, ekip oyuncusu-yönetim desteği rolünü alması… (çok uluslu şirketlerde mesleki uzmanlaşmaya, kariyer planlamasına, yatay organizasyona, ekip çalışmasına, ofis otomasyonuna geçildi)
YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI İÇİN MOTİVASYON FAKTÖRLERİ
* Gelişmek için değişim
* Başarı duygusunu hissetmek
* Değerlendirilmek, ödüllendirilmek
* Diğer ekip üyelerinden destek almak
* İş tatmini
* İş
* Maaş getirisi
* Sorumluluk
* Promosyon
YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI İÇİN HİJYEN FAKTÖRLERİ
* Prosedürler
* Yönetim stili
* Firma yönetimi
* Sağlanan yardımlar
* İş çevresi
* Maaş
* Takım ruhu
* İş arkadaşları ile ilişkiler
* İş koşulları ve ergonomi
YÖNETİCİ ASİSTANININ NİTELİKLERİ
1. YÖNETİM BECERİLERİ
* Ekip çalışması
* İnsiyatif kullanmak
* Değişen önceliklerle başedebilmek için yeterli esnekliği gösterebilmek, dakik ve hızlı olmak
* Stres ve zamansızlıkla başa çıkabilmek
* Yönetici ve diğer çalışanlara geri besleme yapabilmek, geri besleme istemek
* Personel/iletişim toplantılarında müdürünü temsil edebilmek
* Ofis giderlerini takip etmek. Maliyet indirimi çalışmalarına katkıda bulunmak.
* İç ve dış müşterilerin memnuniyetini sağlamak.
* Planlı olmak, kriz anında soğukkanlı olmak.
* İyi bir telefon tekniğine sahip olmak
* İyi bir sözlü ve yazılı iletişim tekniğine sahip olmak
* Yöneticinin yokluğunda ofis işlerinin yürütülmesi sağlamak.
* Zor ve karmaşık seyahat organizasyonlarını düzenleyebilmek.
* İyi bir raporlama tekniğine (görsel, anlaşılır, basit vb. özellikler) sahip olmak.
* İyi bir dosyalama sistemine (alfabetik, numerik, coğrafi, önem derecesi, bölümler, vb. özellikler) sahip olmak.
* Güncel ve basit yazışmaları yöneticinin yerine yapabilmek.
2. KİŞİSEL YETENEKLER
* Kararlı, inatçı ve sabırlı olmak
* Sadık olmak ve sır saklamak
* Dürüst ve güvenilir olmak
* Yüksek enerjiye sahip olmak
* Olayları ve insanları anımsayabilmek
* Gruba hitap yeteneğine sahip olmak
* Eleştiriye açık olmak
* Reaktif yerine proaktif olmak
* Empati yaratmak
3. EĞİTİM
* Mesleki tüm eğitimlere açık olmak
* Kendini geliştirme istek ve yeteneğine sahip olmak
* İyi bir zaman yöneticisi olmak
* Proje gruplarında ve takım çalışmalarında yer alabilmek
* Sayılar ve matematik prensipleri konusunda bilgi ve beceri sahibi olmak
* Yeni teknoloji ve yazılımları takip edebilmek
4. GENEL KÜLTÜR
* Farklı kültürler ile başa çıkabilmek
* Çevreye saygılı ve duyarlı olmak
* Topluma katkı olanaklarını değerlendirmek
* Medyayı ve şirketle ilgili haberleri takip etmek.
* Şirket içi ve dışı sosyal aktivitelerde yer almak
YÖNETİCİ ASİSTANINDAN BEKLENTİLER
* Değişen iş dünyasına ayak uydurma
* Yönetimin dinamik ortamında çalışabilmek
* Liderlik yeteneklerini geliştirmek
* Üst düzey yönetim ekibinin bir üyesi olarak çalışmak
* Yeni iletişim tekniklerini kullanabilmek
* Kişisel eğitimi sürekli kılmak
YÖNETİCİ ASİSTANININ BEKLENTİLERİ
* Hakedildiğinde takdir-teşekkür edilmelidir.
* Yönetici ve asistan sorumlulukları karşılıklı olarak konuşulmalı, kariyer planı yapılmalı, günün sonunda günün kısa bir değerlendirilmesi yapılmalıdır.
* Rutin işler yanında, yaratıcılık isteyen işler de verilmelidir.
* Eleştiriler kalabalık ortamlarda değil, izole ortamlarda yapılmalıdır.
* Ekibin üyesi gibi davranılmalıdır.
* Gerektiği zaman bağımsız olarak çalışmalarına izin verilmeli, çalışmalarına her zaman karışılmamalıdır.
* Beklentiler önceden açıklanmalıdır.
