Dijitalleşme, günümüzde gelişen her sektörde bir gereksinim olmakla birlikte özellikle Üniversite-Sanayici İş Birliklerini desteklemek üzere kurulan Dijital Transformasyon Merkezleri için de kritik bir çalışma alanıdır. Dijital Transformasyon Merkezi çalışmaları Avrupa Birliği’nin “Horizon” Paketi kapsamında desteklenebilmektedir.

Dijital Dönüşüm Merkezlerinde yürütülen çalışmalar ana hatlarıyla aşağıdaki gibidir.

• Mevcut ve Yeni Sanayicinin bulunması amacıyla “Pazarlama” faaliyetleri…
• İhtiyaç duyulacak Kontak (Firma/İnsan Kaynağı) veri tabanını oluşturulması için gerekli CRM çalışmaları…
• Potansiyel Müşteri ya da Müşterilerin Fikir/Fırsat ve Hedeflerinin sistematik yapıda analiz edilip yönetimini sağlayan İnovasyon Yönetimi sisteminin oluşturulması…
• Dijital Dönüşüm Merkezinin İç ve Dış Müşterilerine ait çalışmalarının projelendirilerek takip edilmesi...
• Çeşitli Danışmanlık hizmetlerinin projelere göre şekillendirilip satışının yapılması…

Kurduğunuz ya da kurmaya hazırlandığınız Dijital Transformasyon Merkezinin doğru, etkin ve sürdürebilir bir şekilde çalışması için yukarıdaki maddelerde belirtilen tüm bilgi ve çalışmaların diğer ilgili alt seviye çalışmalarla entegre bir yapıda kayıt altına alınması bir gereklilik olarak ortaya çıkar. Bunu sağlamanın en etkin ve güvenli yolu ilk andan itibaren gerekli Bilişim Araçlarını (Computerized Tools) devreye almaktır.

Bilişim Araçlarıyla oluşturulan Bilgi Yönetim Sistemi ve Veri Tabanıyla tüm çalışmaların sistemli bir şekilde derlenmesi ve çalışmaların sürdürülebilirliğini sağlayacak kurumsal hafızanın oluşturulması söz konusu olacaktır.

Bilişim Araçlarının hedefiyse; “var olan kurumsal veri tabanlarından gelen “açık” verileri birleştirmek”, “sahadan ihtiyaç duyulan canlı veriyi toplamak”, sonrasında tüm bu veriyi tekrar derleyip çalışan ve karar vericilere sunmak; kurum içinde “açık ve entegre” bir karar destek sistemini oluşturmaktır. Buradaki "açık"lık yetkileri dahilinde işletme içindeki tüm kullanıcıların erişebildiği bilgi anlamına gelmektedir. Bu "açık"lık olmazsa işletme içindeki iş akışları aksayabilir, doğru bilgiye erişilemediği için karar destek mekanizması işlemez hale gelebilir.

Bu amaçla OCCONS olarak geliştirdiğimiz DTİ-BİS (Dijital Transformasyon İnovasyon- Bilgi İşlem Sistemi) bulut ortamında tüm Dijital Transformasyon çalışmalarını entegre bir yapıda derlemenizi, paylaşmanızı ve takip etmenizi sağlar. DTİ-BİS ana hatlarıyla şu sistemlerinden oluşmaktadır:

• CRM
• İnovasyon Yönetimi
• Proje Yönetimi (5 seviye*)
• Eğitim Yönetimi
• Kalite Yönetimi
• Anket Yönetimi
• Doküman Yönetimi (Tümüyle entegre)

Bir Dijital Transformasyon Merkezinin yaptığı işin “Proje Yönetimi” odaklı bir iş alanı olması nedeniyle iç planlamalar ve dış müşteri çalışmalarında sadece Proje Aktivitelerini (Task) ve Proje Alt Aktivitelerini (SubTask) izlemek ve yönetmek yeterli olmayabilir.

Çalışılan bir projenin zamanında tamamlanmasının yanında bir Dönüşüm Merkezince tüm proje çıktılarının ve bileşenlerinin Proje Aktivitelerine bağlı olarak görülebilir ve ulaşılabilir kılınması gerekecektir. Proje ekiplerinin aktivite bazında ürettiği tüm çıktıların projenin gerçek verimliliğinin ve başarısının göstergesi olduğu unutulmamalıdır.

Bu sebeple DTİ-BİS bir projeyi tek boyutlu bir yapıda değerlendirmektense, projenin ihtiyacına ve doğasına göre beş kurumsal seviyede planlama ve dolayısı ile takip olanağı sunmaktadır. Bu seviyeler aşağıdaki gibidir.

• Portföy
• İş Planı ve İş Plan detayları
• Proje ve Proje Detayları
• Bütçeler ve Alt Bütçeler
• Harcamalar

Bu seviyeler kullanıcılara aktivitelerle ilgili belge, kişi, firma, sektör, insan kaynağı, bütçe, harcama vb. verisinin tek bir yerde toplanarak ve birbirleriyle ilişkilendirilmiş olarak izlenmesini sağlayan derinlikli ve dinamik bir yapı sumaktadır. Platformda her ana bölümün diğer bölümlerde girilen veriyle ilişkilendirilebildiği bir yapı kurulmuştur.  Özetle..

DTİ-BİS aşağıda belirtilen tasarım özelliklere sahiptir:

• “Fikir”den başlayıp “İnovasyon”a ve inovasyon çalışmaları altında oluşabilecek çeşitli “iş planları” ve “müşteri projeleri”ne doğru entegre yapıda kayıt altına alınan çalışmalar,
• Detaylı Portföy, İş Planı ve Proje tanımlaması,
• Proje verilerinin tek noktada derlenmesi,
• Proje Süreçlerinin eksiksiz takibi,
• KPI, Raporlama ve Analizler,
• Merkezi Entegre Veri Bankası,
• Farklı Ajanda, Anket, E-mail, Mesaj, Sohbet, Bilgi Bankası, Toplantı Yönetimi gibi araçlarla Merkez ve Müşterileri arasında kurumsal iletişimi tek bir noktada derlemek ve iş akışını sağlayacak modüler destek…
• İnternet üzerinden güvenli veri paylaşımı,
• Veri kontrolü ve mutabakatı,
• Müşteriye Şeffaflık ve Doğrudan İletişim,
• İş yükü dağılımı,
• Derinlemesine İncelemeye (Drill-down) izin veren ekran tasarımları,
• Genel Arama, Gelişmiş Arama motorları ve filtreler desteğiyle veriye erişim

Dijital Transformasyon Merkezinizin çalışmaları sırasında oluşacak “iletişim” ve “kayıt alma” ihtiyaçları için
DTİ-BİS, entegre “Mesajlar”, “Blog/Bilgi Bankası (Knowledge Base)” ve “Sohbet (Chat)” modülleri ile donatılmıştır. Sunduğu bu altyapı ile DTİ-BİS, e-posta ile yapılan yazışmalarda yaşanan bilgi kirliliği ve kaybı, unutulma, atlanma gibi sorunların önüne geçilmesi hedeflenmiştir.

Örneğin Sohbet modülü, Aktivite bazlı açılan bir konuşma ilgili kişilerin sadece bu aktivitelerle ilgili yapacağı bilgi alışverişlerini saklamayı amaçlar. Böylelikle proje boyunca her aktivite bazında yapılan yazışmalar tek bir yerde toplanmış olur. Diğer yandan “Knowledge Base” proje aktiviteleri boyunca karar vericilere iletilmek istenen konuların karar vericilere sorulduğu ve yanıtların alındığı bir bölüm olarak tasarlanmıştır. Knowledge Base “Decisions” ve “Activity Discussions” olmak üzere iki önemli bölümden oluşur.

Tüm bunların yanında, sistem kullanıcısı girilen veriyi verinin özellikleri doğrultusunda içerik, biçim ve uygulama alanına göre sınıflandırabilmekte, bu sınıflandırma sayesinde eldeki verinin bölünebilir en alt parçasına kadar yönetim ve raporlama olanağı sağlanmaktadır. Bu sınıflandırmalar bir proje aktivitesinin yapısıyla (Örneğin “analiz” aktivitesi) ya da bir dokümanın içeriğiyle ilgili olabilir. (Örneğin katılımcı listesi)

Dinamik, esnek ve geliştirilebilir yapısıyla DTİ-BİS kullanıcıya özel istekleri tek bir platformda karşılamayı hedeflemektedir. Bu şekliyle DTİ-BİS entegre edilmiş bir Proje Yönetim Sisteminden çok daha fazlasıdır. Eklenen her yeni bölümle öncekiler arasında bağlantı ve ilişkiler kurulabilmekte bu da sistemin işlerliği ve içeriği bakımından kurumlar için yeni ve çok amaçlı bir bilgi işlem sistemini yaratmaktadır.

Özetle kurduğunuz ya da kuracağınız Dijital Transformasyon Merkezinizin ilk anından itibaren tam kapsamlı bir Bilişim Araçlarının desteğiyle faaliyet göstermesi; müşteri ve çalışanlarınızın çalışmalarını kurumsal yapı altında tutmak için DTİ-BİS’i incelemeden karar vermeyin.